Reklama Reklama

23Lut/150

WSZYSTKIE TRZY ETAPY

Wszystkie trzy etapy organizowania imprez występują za­równo w organizacji dużych, jak i w małych wystawach, w odpo­wiedniej skali. Również zmiana przedmiotu wystawy nie zmie­nia ich kolejności. Jeśli np. zamiast książek eksponujemy repro­dukcje, zmienia się jedynie sprzęt i technika rozmieszczenia eksponatów.W roku 1956 przy Międzynarodowych Targach w Poznaniu „ zorganizowano I Międzynarodowe Targi Księgarskie. Impreza ta przeniesiona zostaje w 1958 roku do Warszawy i organizowana jest corocznie w salach wystawowych Pałacu Kultury i Nauki, jako wielka, samodzielna impreza targowa. Organizatorem MTK jest Centrala Handlu Zagranicznego „Ars Polona”, a wystaw­cami wszystkie polskie wydawnictwa oraz firmy wydawnicze z wielu krajów.

23Lut/150

ETAP LIKWIDACJI

Jednym z istotnych elementów powodzenia wystawy jest postawa osób obsługujących wystawę. Ich podstawowe zadania to informowa­nie i demonstrowanie. Oznacza to umiejętność i gotowość na­tychmiastowego występowania, gdy tylko zwiedzający wykazują -większe zainteresowanie. Częścią składową procesu eksploatacji są imprezy towarzy­szące, jak wyświetlanie filmów, prelekcje, i dyskusje, konkursy, ankiety dla zwiedzających itp. Imprezy te mogą znacznie ożywić frekwencję zwiedzających. •Etap likwidacji wystawy obejmuje czynności zwią­zane z rozwiązaniem wystawy (zaczyna się w momencie za­mknięcia) i doprowadzeniem lokalu do stanu pierwotnego.  Likwi­dacja powinna przebiegać według planu będącego w pewnym sensie odwrotnością realizacji. Z tym etapem wiąże się koniecz­ność podjęcia zabiegów propagandowych, polegających na utrwa­leniu osiągnięć wystawy, wykorzystaniu klimatu w prasie i w śro­dowisku dla przeprowadzenia dalszych akcji reklamowych.

23Lut/150

ZAPEWNIENIE FREKWENCJI

Zapewnienie frekwencji zwiedzających to najtrudniejsze chy­ba zadanie, wymaga więc bardzo żywych kontaktów ze środo­wiskiem, żywego zainteresowania specjalistów oraz zorganizowa­nia zbiorowego zwiedzania. Etap eksploatacji wystawy to okres sprawdzania celowości podjętego wysiłku. Obejmuje on dwie grupy czyn­ności: grupa pierwsza to czynności organizacyjno-porząd- kowe, jak ustalenie terminów otwierania i zamykania, system ogólnej informacji i nadzoru, kierowanie ruchem zwiedzających, księga pamiątkowa, rozdawnictwo materiałów, sprzątanie, od­świeżanie ekspozycji itp. Grupa druga to zapewnienie informacji merytorycznej, a więc czynna obsługa stoisk, udziela­nie^wyjaśnień, popularyzowanie zadań i treści imprezy.

23Lut/150

WYSIŁKI REKLAMOWE

Należy jednak pamiętać, że nawet najpiękniejsza wystawa tylko wtedy spełni swe zadanie, gdy będzie zwiedzana przez tych, dla których ją zorganizowano. Dlatego równolegle z pierwszym etapem organizacyjnym muszą być podjęte niezbędne wysiłki reklamowo-propagandowe, które mają zapewnić szeroką infor­mację o przygotowanej wystawie, wywołać zainteresowanie, zapewnić frekwencję. Przy większych wystawach tymi sprawami zajmuje się odrębny zespół. Do tych czynności należą m. in.: przygotowanie afisza lub wywieszek informacyjnych o wystawie, przygotowanie zaproszeń na otwarcie lub do zwiedzenia wysta­wy, przygotowanie ewentualnego katalogu wystawy, materiałów dla prasy itp. Informacja o imprezie winna narastać w miarę zbliżania się terminu otwarcia. Jednocześnie musi być przygo­towany program otwarcia oraz program eksploatacji wystawy.

23Lut/150

EKSPONOWANY TOWAR

Należy pa­miętać, że głównym akcentem każdej wystawy musi być zawsze eksponowany towar — u nas książka czy reprodukcja — nato­miast zarówno architektura jak i grafika spełniają tylko funkcję pomocniczą. Zmontowanie zgromadzonego sprzętu i ustawienie go zgodnie ze scenariuszem oraz ułożenie książek (zawieszenie reprodukcji) to ostatnia, bardzo istotna czynność pierwszego etapu. Ażeby uniknąć przykrych niespodzianek, konieczne jest na kilka godzin przed otwarciem każdej wystawy dokonać jej komisyjnej weryfi­kacji, czyli sprawdzenia zgodności ze scenariuszem, usunięcia zauważonych błędów i usterek. Etap realizacji kończy się w mo­mencie uroczystego otwarcia wystawy.